1. Responsable del tratamiento
SISTEMA OPERATIVO DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL - SOIA S.A.S. (SOIA S.A.S.), NIT 902.099.485-6, con domicilio en la Carrera 23 No. 70A-95, Edificio Ayacucho, Manizales, Caldas, Colombia. SOIA™ es su marca comercial.
Cuando una empresa cliente usa la plataforma para tratar los datos de su propio personal o de sus clientes, esa empresa es la responsable de esos datos y SOIA S.A.S. actúa como encargada del tratamiento, por cuenta de ella y según sus instrucciones.
Correo para consultas y ejercicio de derechos: gerencia@soiaempresarial.com
WhatsApp: 310 472 2712
2. Información que se recopila
Según por dónde interactúe con SOIA, se pueden recoger:
- Navegación del sitio público: páginas vistas, origen del tráfico y eventos de interacción (clics en WhatsApp, correo, formulario), a través de Google Analytics 4 — ver la sección de cookies.
- Formulario de diagnóstico: nombre, empresa, número de WhatsApp, área de interés y lo que escriba en el campo de necesidad. Hoy este formulario NO guarda esos datos en una base de SOIA: los usa únicamente para componer el mensaje de WhatsApp que usted mismo envía. A partir de ahí, la conversación queda sujeta a las condiciones de privacidad de WhatsApp/Meta.
- Correo directo o WhatsApp: lo que usted escriba al contactarnos por esos canales.
- Datos empresariales dentro de la plataforma: si su empresa es cliente de SOIA, los datos operativos que su organización decide registrar (personal, obras, cartera, documentos, etc.) — esos se rigen por el acuerdo de servicio con esa empresa, no por este documento de cara al público general.
- Cuenta, seguridad y soporte: nombre, correo, organización, roles, sesiones, versión de términos aceptada, registros técnicos y trazabilidad de las acciones necesarias para autenticar, autorizar, soportar y proteger el servicio. Las contraseñas no se guardan en texto legible.
- SOIA Sitios: textos, imágenes, identidad visual, dominio, responsables de aprobación y versiones que la organización decide publicar. El cliente debe contar con los derechos y autorizaciones sobre ese contenido.
- POLITICS: información de campaña, equipo, territorio, fuentes, comunicaciones y evidencia cargada por el cliente. Los datos sobre opiniones o afinidades políticas son sensibles; no se deben cargar, inferir ni segmentar sin autorización expresa y una finalidad informada y verificable.
- Correo y Drive personal conectados por un empleado: si usted conecta su cuenta de Google desde su panel de trabajo, SOIA accede a lo estrictamente necesario (lectura de Drive, Gmail y Calendar) para que el agente de su área pueda operar — nunca a la cuenta de alguien más.
- Ubicación del colaborador de campo en la app SOIA Credit OS: sólo con la jornada abierta y el consentimiento aceptado. El detalle está en la sección 13.
3. Finalidades del tratamiento
- Atender solicitudes de información, diagnóstico y contacto comercial.
- Prestar el servicio contratado a las empresas cliente de la plataforma.
- Medir y mejorar el funcionamiento del sitio público (analítica agregada, sin fines publicitarios de terceros).
- Cumplir obligaciones legales y contractuales.
4. Fundamento y autorización
SOIA solicita autorización previa e informada cuando corresponde y conserva evidencia de la versión aceptada. También trata datos para ejecutar el contrato con la organización, cumplir obligaciones legales y proteger la seguridad del servicio dentro de los límites aplicables. Una conversación por WhatsApp o correo sólo autoriza a tramitar esa solicitud y no equivale por sí sola a aceptar finalidades distintas. Los datos sensibles —incluidas opiniones o afinidades políticas, salud, biometría o ubicación precisa cuando aplique— requieren información reforzada y autorización expresa, salvo excepción legal.
5. Encargados y proveedores tecnológicos
SOIA usa infraestructura de terceros para operar. Ninguno de ellos recibe autorización para usar sus datos con fines propios:
- Render — aloja el servidor de la plataforma y del sitio público.
- Supabase — base de datos de la plataforma.
- Google (Workspace, Analytics, OAuth) — correo corporativo, medición del sitio y, cuando un empleado lo conecta, acceso a su Drive/Gmail/Calendar.
- WhatsApp / Meta — canal de mensajería. La conversación queda sujeta también a la política de privacidad de Meta.
- Proveedores de inteligencia artificial (por ejemplo, Anthropic) — procesan el texto de mensajes y documentos para clasificarlos, resumirlos y proponer respuestas que confirma una persona. Se usan bajo sus condiciones comerciales de servicio, sin autorización de SOIA para que los usen con fines propios.
- Microsoft — sólo cuando una empresa cliente conecta su cuenta de Microsoft 365 a la plataforma.
- GitHub — control de versiones del código (no aloja datos de clientes).
- Proveedores de mapas (Esri / Google Maps) — dibujan el mapa de fondo del seguimiento de rutas y, cuando la empresa lo habilita, traducen una coordenada a la dirección aproximada que se muestra al supervisor.
6. Transferencia y transmisión de datos
Render, Supabase, Google y los proveedores de inteligencia artificial prestan sus servicios con infraestructura que puede ubicarse fuera de Colombia. Esa transmisión se hace en el marco de la prestación del servicio contratado (Decreto 1074 de 2015, que compila el Decreto 1377 de 2013) y bajo los términos de privacidad de cada proveedor. SOIA no vende ni cede datos personales a terceros con fines comerciales.
7. Conservación y eliminación
Los datos se conservan mientras sean necesarios para la finalidad informada o mientras dure la relación contractual y, después, sólo durante el plazo legal o contractual aplicable. Cada producto que capture ubicación u otra categoría sensible debe declarar su plazo concreto. Al terminar un servicio se registra la solicitud y entrega de exportación y luego se elimina o anonimiza lo que ya no deba conservarse; las copias de respaldo salen por su ciclo de retención y no se reutilizan para operación corriente. El mensaje enviado por WhatsApp desde el formulario de diagnóstico no queda almacenado por SOIA más allá de la propia conversación de WhatsApp.
8. Seguridad
La plataforma aísla los datos de cada organización (arquitectura multiempresa con control de acceso por usuario, área y rol), protege las credenciales de conexión y deja registro de auditoría de las acciones administrativas. Se aplican copias de respaldo, pruebas de restauración, límites de entrada y revisión de dependencias según el producto. Ningún sistema es infalible; ante un incidente que comprometa datos personales, SOIA lo evaluará, contendrá, documentará e informará a los afectados y autoridades cuando la ley lo exija.
9. Derechos de los titulares
Usted tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, y a revocar la autorización otorgada, en los términos de la Ley 1581 de 2012. Para ejercerlos, escriba a gerencia@soiaempresarial.com indicando su solicitud y los datos que permitan identificarlo. Se atenderá dentro de los términos legales (consultas: 10 días hábiles; reclamos: 15 días hábiles, prorrogables una vez).
10. Cookies y tecnologías similares
El sitio público usa Google Analytics 4 con IP anonimizada y sin compartir datos con productos publicitarios de Google. Vea el detalle de qué cookies existen hoy y cuáles no en la política de cookies.
11. Datos de menores de edad
El sitio y la plataforma están dirigidos a empresas y a sus representantes mayores de edad. SOIA no recopila intencionalmente datos de menores de edad.
12. Cambios a esta política
Esta política puede actualizarse cuando cambien las finalidades, los proveedores o la normativa aplicable. La fecha de vigencia al inicio de este documento indica la última actualización.
13. Reglas especiales para POLITICS
- La fuente, finalidad, autorización y responsable de una base electoral deben poder demostrarse antes de usarla.
- No se agrega a una persona a listas de mensajes sin su autorización, ni se oculta que intervino inteligencia artificial.
- Las segmentaciones o perfiles que revelen opinión o afinidad política se tratan como datos sensibles y exigen autorización expresa, salvo una excepción legal documentada.
- La persona debe poder conocer el origen de sus datos, pedir corrección o supresión y dejar de recibir comunicaciones por un mecanismo sencillo.
- POLITICS no usa WhatsApp Business Platform para partidos, candidatos, campañas ni proveedores de servicios políticos. Sólo permite registrar evidencia de una comunicación humana realizada fuera de SOIA por un canal permitido.
14. Ubicación en la app de campo SOIA Credit OS
La app SOIA Credit OS recoge la ubicación del teléfono del colaborador de cobro para mostrar a su empresa el recorrido de su jornada, incluso cuando la app está cerrada o no está en uso, mientras la jornada esté abierta y dentro del horario que fija la empresa. No se usa para publicidad ni se vende.
- Quién es responsable: la empresa que contrata Credit OS y asigna la ruta. SOIA S.A.S. es la encargada del tratamiento.
- Cuándo se recoge: sólo después de que el colaborador acepta el consentimiento al iniciar su jornada, y sólo mientras esa jornada está abierta y dentro del horario autorizado. Nunca fuera de la jornada. Mientras se comparte, el teléfono muestra una notificación fija que lo dice.
- Qué se recoge: latitud y longitud, precisión, velocidad, rumbo, hora de captura y de recepción, nivel de batería, identificador del dispositivo y versión de la app; además, las visitas, pagos, compromisos y soportes que el colaborador registre.
- Para qué: planear y verificar la ruta de cobro, registrar visitas y pagos en el sitio, y atender reclamaciones de clientes o del propio colaborador.
- Quién la ve: los roles que la empresa autoriza (por omisión: administrador, gerencia y coordinación de cobranza). Cada consulta queda registrada con quién la hizo y cuándo. El colaborador ve el estado de su propia jornada en la app.
- Cuánto tiempo: lo que fije la empresa, entre 7 y 730 días (90 por omisión). Pasado ese plazo, los puntos se borran solos.
- Lo que no se afirma: si el teléfono pierde la señal, ese tramo se muestra como desconocido; el sistema no inventa por dónde pasó la persona.
- Separación: cada empresa sólo ve a su propio personal; el aislamiento entre empresas se aplica en la base de datos.
- Cómo dejar de compartir: terminar la jornada en la app, o retirar el permiso de ubicación en los ajustes del teléfono. Revocar el consentimiento detiene la captura; los datos ya recogidos se conservan sólo el plazo indicado arriba, salvo que se pida su supresión.