1. Identificación del operador
SISTEMA OPERATIVO DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL - SOIA S.A.S. (SOIA S.A.S.), NIT 902.099.485-6, con domicilio en la Carrera 23 No. 70A-95, Edificio Ayacucho, Manizales, Caldas, Colombia — en adelante, «SOIA». SOIA™ es su marca comercial. Contacto: gerencia@soiaempresarial.com.
2. Objeto y alcance del servicio
SOIA es un sistema operativo empresarial: una plataforma SaaS multiempresa que ofrece productos configurables, paneles de operación por área, agentes de inteligencia artificial e integraciones autorizadas. SOIA conserva un solo núcleo de plataforma; la identidad, módulos, permisos, integraciones y reglas variables se parametrizan por organización. El alcance, plan, precio, periodo de prueba, canales de soporte y niveles de servicio aplicables constan en la propuesta, orden de servicio o contrato aceptado por cada organización.
3. Acceso, cuentas e invitaciones
Las cuentas pueden crearse por invitación de un administrador o mediante el registro de autoservicio de los productos que lo ofrecen, como SOIA Valuation. La persona elige el producto y registra su organización; el acceso posterior depende de su contratación y permisos. Elegir un producto no concede acceso a otros productos ni a otras organizaciones. Cada persona debe proteger su contraseña y sus sesiones. Entrar con Google acredita la identidad, pero no conecta Gmail, Drive o Calendar: esas conexiones requieren autorización separada y revocable. WhatsApp exige aceptar el encargo de tratamiento aplicable, vincular el dispositivo y asociar al usuario autorizado.
4. Responsabilidades del usuario y de la empresa cliente
- Usar la plataforma conforme a la ley y a estos términos.
- Garantizar que los datos que registra en la plataforma son veraces y que cuenta con la autorización para tratarlos (por ejemplo, los de su propio personal).
- No compartir sus credenciales de acceso.
- Reportar a SOIA cualquier uso no autorizado de su cuenta.
5. Uso permitido y prohibido
Está prohibido: intentar acceder a datos de otra organización, eludir autorizaciones o límites técnicos, cargar contenido sin derecho para usarlo, enviar comunicaciones no solicitadas, usar los agentes para actos ilegales, engañosos o que suplanten a un tercero, interferir con la disponibilidad del servicio, extraer datos de forma abusiva o realizar ingeniería inversa del software de SOIA. La persona administradora de cada organización responde por sus usuarios, permisos, bases legales y contenidos.
6. Propiedad de los datos del cliente
Los datos operativos que una empresa cliente registra en su panel —su personal, sus obras, su cartera, sus documentos— son de su propiedad. SOIA los opera e indexa para prestar el servicio; no los usa para fines distintos ni los mezcla con los de otra empresa. Ver la política de privacidad para el detalle del tratamiento de datos personales.
7. Propiedad intelectual de SOIA
El software, la arquitectura, los agentes, la marca SOIA™ y su identidad visual son propiedad de SOIA. El uso de la plataforma no transfiere ningún derecho de propiedad intelectual sobre ellos.
8. Confidencialidad
La información que una empresa cliente comparte con SOIA para prestar el servicio se trata como confidencial y sólo se usa para ese fin, salvo que la ley exija otra cosa.
9. Agentes de inteligencia artificial y sus límites
Los agentes de SOIA responden a partir de los datos que la empresa cliente tiene registrados en su plataforma. Sus respuestas pueden contener errores o quedar desactualizadas si la información de origen lo está; no sustituyen el criterio profesional en decisiones legales, financieras, contables, de seguridad o médicas. SOIA no garantiza que las respuestas de un agente sean exactas al cien por ciento.
10. Aprobación humana para acciones sensibles
Las acciones con consecuencia directa fuera de la plataforma —enviar dinero, firmar un documento, comunicarse en nombre de la empresa con un tercero de forma irreversible— requieren la aprobación explícita de una persona autorizada; ningún agente las ejecuta por su cuenta.
11. Prueba, suscripción, cobro y cancelación
Una prueba no equivale a una suscripción pagada ni concede acceso indefinido. La propuesta u orden de servicio debe mostrar antes de la aceptación el producto, el periodo, el precio total, impuestos, periodicidad, medio de pago y condiciones de renovación. SOIA registra los eventos de activación, pago, fallo de pago, gracia, renovación, suspensión y cancelación; no conserva números completos de tarjeta ni claves bancarias.
Un pago fallido no autoriza por sí solo a perder o borrar datos. SOIA informará el estado y, cuando corresponda, el periodo de gracia. La cancelación impide renovaciones futuras desde su fecha efectiva, sin desconocer obligaciones ya causadas. Si una norma de protección al consumidor resulta aplicable, prevalecen sus derechos irrenunciables, incluidos los mecanismos de retracto o reversión del pago cuando legalmente procedan.
12. Exportación y salida ordenada
La organización puede solicitar una exportación razonable de sus datos durante la relación y al terminarla. La solicitud, preparación y entrega quedan registradas. El formato, alcance, plazo y costo excepcional —si lo hubiera por una extracción no estándar— deben informarse antes de ejecutarla. La eliminación o anonimización posterior se realiza conforme al contrato, la política de privacidad, los deberes legales de conservación y las copias de respaldo.
13. Integraciones con terceros
La plataforma puede conectarse, cuando la empresa cliente lo autoriza, con herramientas de terceros (Google Workspace, WhatsApp, software contable, entre otras). El funcionamiento de esas integraciones depende también de la disponibilidad y las condiciones del proveedor externo.
14. Disponibilidad, soporte, mantenimiento y cambios
SOIA procura mantener la plataforma disponible, pero no promete disponibilidad absoluta ni ininterrumpida. Los horarios, prioridades, tiempos objetivo y exclusiones de soporte son los del plan contratado; si una propuesta no contiene un SLA medible, no debe interpretarse que existe una garantía de disponibilidad. Puede haber mantenimientos programados, incidentes no previstos o fallas de terceros. SOIA registra y atiende los incidentes por severidad, informa los que afecten materialmente al cliente y preserva trazabilidad de su cierre.
15. Seguridad y deber de proteger credenciales
SOIA aplica controles razonables de seguridad, entre ellos aislamiento por organización, autorización por usuario, área y rol, protección de credenciales de conexión, límites de entrada y registros de auditoría. El usuario debe proteger su contraseña, usar únicamente cuentas propias, cerrar sesión en dispositivos compartidos y avisar sin demora sobre accesos o eventos sospechosos.
16. Suspensión o terminación
SOIA puede suspender de forma proporcionada una cuenta ante riesgo de seguridad, incumplimiento material, uso ilegal o falta de pago según el acuerdo aplicable, informando el motivo salvo que hacerlo agrave el riesgo o esté legalmente prohibido. La organización puede terminar la relación conforme a lo acordado comercialmente. La suspensión no transfiere a SOIA la propiedad de los datos ni autoriza su eliminación inmediata.
17. SOIA Sitios
En SOIA Sitios, el cliente conserva la titularidad y responsabilidad sobre sus textos, imágenes, marcas, dominios y autorizaciones. SOIA conserva la plataforma, el motor, los componentes, las automatizaciones y las plantillas reutilizables, sin apropiarse del contenido del cliente. Publicar exige aprobación registrada; cada versión debe poder identificarse y, cuando el servicio lo permita, revertirse o retirarse. El cliente no debe entregar material de terceros sin licencia.
18. POLITICS y actividad política
POLITICS es un producto separado y no se ofrece como comercial mientras no supere sus comprobaciones de privacidad, transparencia de inteligencia artificial, respaldo restaurable, pago/licenciamiento y aceptación humana. Por política del proveedor, no usa WhatsApp Business Platform para partidos, candidatos, campañas ni proveedores de servicios políticos. La comunicación política externa sólo puede registrarse como evidencia de una actuación humana realizada por un canal permitido y con la base legal correspondiente. Los datos sobre opiniones o afinidades políticas son sensibles y requieren autorización expresa cuando la ley la exija; queda prohibido inferirlos, perfilarlos o incorporarlos a listas sin fundamento y transparencia verificables.
19. Responsabilidad y limitaciones
SOIA no responde por el uso indebido del servicio, decisiones tomadas exclusivamente con una respuesta de inteligencia artificial sin la revisión profesional exigible, información falsa o no autorizada suministrada por el cliente, ni indisponibilidad imputable a un proveedor externo fuera de su control razonable. Esta cláusula no excluye responsabilidades que la ley prohíba limitar.
20. Tratamiento de datos
El tratamiento de datos personales se rige por la política de privacidad y tratamiento de datos, que hace parte integral de estos términos.
21. Aceptación y prueba electrónica
Antes de contratar por medios electrónicos, el usuario debe poder consultar el resumen del producto, su precio total y las condiciones aplicables, corregir errores y conservar una copia. SOIA registra la identidad autenticada, organización, versión aceptada, fecha y huella del texto. Los mensajes de datos y demás evidencias electrónicas se conservan de forma que permitan su consulta, integridad y trazabilidad.
22. Legislación, controversias y contacto
Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las partes procurarán primero una solución directa. La competencia judicial o arbitral será la que resulte del contrato y de las normas imperativas aplicables; estos términos no privan a consumidores ni titulares de datos de acudir a la autoridad competente.